لائحة حفظ الوثائق والمكاتبات والسجلات الخاصة

*مقدمة:
تهدف هذه اللائحة إلى تنظيم الوثائق والمحفوظات الإدارية في الجمعية وتصنيفها ، وكيفية التصرف فيها ، وتحديد المدة الزمنية لحفظها.
تحتفظ الجمعية بالوثائق والمكاتبات والسجلات بما فيها سجلات المستفيدين في مقر الجمعية ، كما تُحفظ السجلات والمستندات المالية وملفات الحسابات والمراسلات المالية وصور وثائق الهويات الوطنية للمؤسسين وأعضاء الجمعية العمومية وأعضاء مجلس الإدارة والعاملين فيها والمتعاملين معها مالياً بشكل مباشر ، لمدة لا تقل عن عشر سنوات من تاريخ انتهاء التعامل.

*أنواع الوثائق من حيث مدة الحفظ:
 وثائق دائمة الحفظ لا يجوز إتلافها ، وهي التي لا يستغنى عنها لحاجة العمل أو البحوث.
 وثائق مؤقتة الحفظ يجوز إتلافها ، وهي التي تتناقص قيمتها مع مرور الزمن حتى تنعدم.

*قواعد عامة في حفظ الوثائق الدائمة والمؤقتة:
 إذا ألغي استخدام أي نوع من أنواع الوثائق ، فلا يترتب على هذا الإلغاء إتلاف ما يوجد منه في الحفظ ، وإنما يلتزم بنوع الوثائق من حيث مدة الحفظ.
 تجهيز أماكن ورفوف خاصة بحفظ الوثائق.
 يحتفظ كل قسم حسب الهيكل الإداري بالمحفوظات الخاصة به وتعتبر الإدارة التنفيذية مسؤولة عن متابعة ذلك.
 تحفظ أصول الوثائق دائمة الحفظ في حوافظ خاصة تصمم لهذا الغرض ،وذلك لحمايتها من الرطوبة والغبار والأشعة المباشرة ،ومن كل مايعرضها للتلف.
 ترتب الوثائق دائمة الحفظ وتثبت وتودع في حوافظها ،دون حاجة لخرم أطرافها أو ما يعرض بعض أجزائها للتلف.
 تحفظ الوثائق والأصول بنسخ متعددة وفي أماكن مختلفة ومناسبة ليتحقق فيها الأمن والسلامة.

*قواعد عامة في حفظ الملفات:
 يفتح ملف حسب كل موضوع ، ويحدد تاريخ فتحه بتاريخ أول معاملة تحفظ فيه.
 يوضع رمز الموضوع على كعب الملف وكل معاملة تحفظ بداخله.
 إذا كانت الموضوعات الفرعية للموضوع الأساسي قليلة الأوراق ،توضع بملف واحد ، ويفصل بين موضوعاتها بفواصل بلاستيكية ، لكل فاصل منها بروز يوضع عليه رمز الموضوع الفرعي ،كما تثبت رموز الموضوعات الفرعية على كعب الملف.
 تحمى الأوراق داخل الملف ببطاقات مقواة تحت المعاملات وأعلاها.
 يحدد مقاس موحد لخرم الأوراق المسموح بخرمها في جميع أقسام الجمعية.
 تخرم المعاملات بصورة تضمن المحافظة على كل الأوراق وسلامة محتواها.
 يتم الخرم من الناحية اليمنى من المعاملة في الهامش المخصص لهذا الغرض.
 ترتب المعاملات داخل الملف تصاعدياً حسب تواريخ وأرقام قيود الصادر والوارد ،حيث يكون الأقدم أسفل والأحدث أعلى.
 يوضع دليل لتحديد أماكن الملفات ،يتحدد من خلاله مكان حفظ كل ملف ورقم الدولاب والرف الذي يحفظ فيه ورقم الملف ، بحيث يمكن التعرف على مكان كل معاملة ،ويكون ذلك يدوياً ،كما يعمل آلياً بالحاسب الآلي.
 تتم حماية الملفات ومحتوياتها من كل ما قد يعرضها للتلف.
 تصور الوثائق المؤقتة ودائمة الحفظ على أحدث وسائل تصوير الوثائق ، كالتصوير الضوئي وتربط هذه الصور بالحساب الجمعية الإلكتروني في حفظ الوثائق والصور.